Dalam melakukan implementasi sistem warehouse di suatu bisnis, kita harus melihat flow yang telah diterapkan di suatu gudang. Dari flow tersebut, kita bisa menyesuaikan dengan flow dari sistem yang akan diterapkan. Dalam suatu sistem gudang, biasanya flow yang akan terjadi antara lain :
Permintaan pembelian : pada tahap ini, tim gudang akan meminta pembelian barang jadi atau bahan yang dibutuhkan di gudang dikarenakan stoknya tinggal sedikit. Stok yang tinggal sedikit bisa diatur dengan safety stock notification dari email yang dikirimkan oleh sistem untuk melihat posisi stok setiap barang
Pembelian pada departemen pembelian
Pemasukan barang di gudang berdasarkan PO (Purchase Order) yang telah dibuatkan oleh departemen pembelian. Pemasukan barang bisa memprint barcode atau tidak untuk barang yang membutuhkan
QC barang untuk melihat apakah barang tersebut layak unduk diterima atau tidak
Pick and Put Away : suatu sistem dimana untuk menaruh barang ke rak yang benar sesuai dengan barcode lokasi dan barcode item yang dipakai. Hal ini juga berlaku untuk pengambilan barang dari rak yang diinginkan
Setiap langkah yang terjadi pada flow di gudang, harus ada sistem yang bisa digunakan untuk memudahkan operasional yang terjadi di gudang. Selain flow, kita juga harus memperhatikan stok awal yang diinput ke dalam gudang. Stok awal ini yaitu mengenai stok yang belum masuk ke dalam sistem, akan tetapi sudah ada di gudang. Biasanya stok awal ini akan menjadi nilai awal untuk inventaris secara akuntansi
Gambar 1. Laporan Penilaian Persediaan Barang
Untuk memudahkan operasional dalam gudang, kita bisa menggunakan barcode 1D, QR Code atau pun menggunakan RFID. Ketiga hal ini memiliki keuntungan dan kelemahan tersendiri. Hal ini telah di bahas pada blog sebelumnya. Dalam implementasi sendiri, dengan biaya yang lebih terjangkau, barcode lebih sering dipakai dalam suatu bisnis. Akan tetapi, jika untuk memudahkan operasional khususnya stock opname, maka RFID lebih sering digunakan.
Gambar 2. Inventory dan Stok per Lokasi
Dengan implementasi sistem warehouse dan inventory di bisnis, staff suatu bisnis akan dengan mudah untuk melihat semua stok baik itu persediaan barang jadi, persediaan barang setengah jadi dan persediaan bahan mentah. Semua stok yang telah diinput ke dalam sistem, bisa dilihat di manapun dan kapan saja. Stok ini juga tersebar di berbagai lokasi sesuai dengan penginputan di sistem. Selain itu dengan sistem, maka anda mengetahui posisi rak untuk suatu barang. Hal inilah yang akan memudahkan pelaku bisnis untuk meningkatkan inventory dan stok gudang mereka.